Udostępnianie dokumentacji medycznej

Wszystkie zakłady opieki zdrowotnej, także niepubliczne, mają obowiązek udostępniać dokumentację medyczną swoich pacjentów na zasadach określonych w ustawie o zakładach opieki zdrowotnej. Do podmiotów uprawnionych do żądania udostępnienia dokumentacji należą pacjenci oraz osoby przez nich upoważnione. Pod pojęciem osoby należy rozumieć zarówno osoby fizyczne, czyli ludzi, jak również osoby prawne, czyli jednostki organizacyjne wyposażone w osobowość prawną.
Przepisy o osobach prawnych stosuje się także do jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Jeżeli biuro likwidacji szkód jest przedsiębiorstwem zarejestrowanym w ewidencji działalności gospodarczej, to znaczy, że upoważnienie zostało udzielone prowadzącemu je przedsiębiorcy, czyli osobie fizycznej. W przypadku spółki cywilnej mamy do czynienia z upoważnieniem udzielonym wspólnikom, czyli osobom fizycznym działającym łącznie.
Jeżeli biuro jest przedsiębiorstwem zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym, to znaczy, że upoważnienie zostało udzielone prowadzącej je spółce osobowej (np. spółka jawna) lub kapitałowej (spółka z o.o. lub akcyjna). Spółki osobowe mają zdolność prawną, a spółki kapitałowe - osobowość prawną. Biuro nie musi być zatem firmą ubezpieczeniową, by móc występować o udostępnienie dokumentacji medycznej, pod warunkiem że występuje na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez pacjenta.
Na marginesie dodam, że firmy ubezpieczeniowe nie muszą przedstawiać upoważnienia udzielonego im przez pacjenta, by móc występować o udostępnienie jego dokumentacji. Wystarczy, że złożą oświadczenie o posiadaniu jego pisemnej zgody.

Forma upoważnienia

Ustawa nie reguluje kwestii, w jakiej formie powinno być udzielone upoważnienie do wystąpienia o udostępnienie dokumentacji medyczne. Wobec tego dopuszczalna jest każda forma upoważnienia, która pozwoli stwierdzić, że zostało ono rzeczywiście udzielone. Może więc to być zarówno forma pisemna, jak i ustna.
Upoważnienie udzielone w formie pisemnej ma jednak tę przewagę, że przedstawienie pisma ułatwia udowodnienie, iż upoważnienie zostało rzeczywiście udzielone. Żądanie notarialnego potwierdzenia podpisu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zachodzą podejrzenia co do autentyczności podpisu. Jeżeli nie ma podstaw do takich podejrzeń, to tego rodzaju żądania są niedopuszczalne, ponieważ utrudniałyby dostęp do dokumentacji.

Maksymalne stawki opłat

Wprawdzie ustawa upoważnia kierownika zakładu opieki zdrowotnej do ustalenia wysokości opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej, jednak określa zarazem stawki maksymalne tych opłat. Wynoszą one:
a) za jedną stronę wyciągu lub odpisu - 0,0015 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim;
b) za jedną stronę kopii - 0,00015 tegoż wynagrodzenia;
c) za sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii na elektronicznym nośniku danych - 0,001 tegoż wynagrodzenia.
Wypada jednak zauważyć, iż ustawa reguluje wyłącznie obowiązek udostępnienia dokumentacji. Obowiązek udostępnienia nie oznacza obowiązku wysłania. W świetle słownika języka polskiego, przez udostępnienie należy rozumieć jedynie umożliwienie odbioru. A zatem stawki ustawowe nie obejmują kosztów wysłania dokumentacji. Dlatego zakład, który wysłał dokumentację na żądanie uprawnionego podmiotu, ma prawo żądać zwrotu dodatkowych kosztów. Aby w przyszłości uniknąć nieporozumień na tym tle, doradzam, by nie wysyłać dokumentacji przed uzgodnieniem zwrotu kosztów z tym związanych. Zakład nie ma obowiązku wysyłania dokumentacji, więc w przypadku odmowy zwrotu kosztów może poprzestać na umożliwieniu jej odbioru na miejscu.


Podstawa prawna:
1) art. 18 ust. 3 pkt 1, ust. 4d i ust. 4e ustawy o zakładach opieki zdrowotnej;
2) art. 33 i 33 (1) § 1 Kodeksu cywilnego;
3) art. 8i 12 Kodeksu spółek handlowych;
4) § 3 pkt 4 rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 23 marca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu udzielania zakładom ubezpieczeń informacji o stanie zdrowia ubezpieczonych i osób, na rzecz których ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, oraz sposobu ustalania wysokości opłat za udzielenie tych informacji (Dz.U. nr 71, poz. 654).