Jak rozliczać koszty używania prywatnego auta do celów służbowych

Używanie samochodów prywatnych do celów służbowych jest zjawiskiem powszechnym. Po pierwsze ułatwia prowadzenie działalności, a po drugie - jeśli odbywa się zgodnie z prawem - umożliwia dokonanie odpowiednich rozliczeń, korzystnych zarówno dla właściciela auta, jak i zatrudniającej go firmy. Dobrze jest zatem poznać reguły tych rozliczeń.
Na początek podstawowe wyjaśnienie. W świetle przepisów podatkowych za ,samochód prywatny" uważa się samochód nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Należy więc pamiętać, iż używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zachodzi nie tylko w przypadku samochodów należących do lekarzy zatrudnionych na podstawie umów o pracę czy na kontrakcie. Także samochód lekarza prowadzącego działalność na własny rachunek, o ile nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, jest traktowany jako prywatny, tzn. nie należący do firmy.
Co w koszty
Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego dla potrzeb firmy zalicza się w ciężar kosztów uzyskania przychodu jedynie do wysokości ustalonego limitu. Limit ten, zwany kilometrażem, oblicza się mnożąc liczbę kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla potrzeb firmy przez stawkę za kilometr przebiegu. Istnieją dwie stawki, uzależnione od pojemności skokowej silnika pojazdu, waloryzowane obecnie raz w roku o planowany w ustawie budżetowej średnioroczny wskaźnik inflacji.
Od 1 kwietnia, po zwaloryzowaniu, stawki te wynoszą: 0,4690 zł dla samochodów o pojemności do 900 cm3 oraz 0,7519 zł dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm3. Przed waloryzacją wynosiły odpowiednio: 0,4488 zł i 0,7195 zł.
Natomiast faktyczny przebieg pojazdu ustala się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
o -oznaczenie firmy,
o -nazwisko i imię oraz adres zamieszkania właściciela lub użytkownika pojazdu,
o -numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
o -kolejny numer wpisu,
o -datę i cel wyjazdu,
o -opis trasy,
o -liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu oraz wynikającą z tego kwotę,
o -podpis pracodawcy.
Aktualnie obowiązujący wzór ewidencji został określony rozporządzeniem ministra finansów z 4 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu (Dz. U. nr 108, poz. 1152). W razie braku ewidencji wydatki ponoszone przez firmę na rzecz lekarza z tytułu używania przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych nie będą wliczane w koszty.
Do wydatków związanych z używaniem samochodu zalicza się zakup paliwa, oleju, wymianę części, opłaty za parkowanie. Również reperacje, przeglądy i remonty, a nawet zakup akcesoriów samochodowych i finansowanie składek na ubezpieczenie samochodu wchodzą w zakres rozliczeń w ramach kilometrażu. Wydatki te muszą być jednak udokumentowane fakturami wystawionymi na firmę bądź innymi dokumentami księgowymi zawierającymi lub uzupełnionymi o numer rejestracyjny pojazdu.
Umowa na używanie
prywatnego auta
Na odrębnych zasadach odbywają się rozliczenia z tytułu używania samochodu prywatnego przez pracownika na rzecz pracodawcy. W tym wypadku do kosztów uzyskania przychodu zalicza się zwrot wydatków poniesionych na rzecz pracownika z tego tytułu. Dlatego nie jest tu wymagane dokumentowanie samych wydatków, które są ponoszone przez pracownika. Podstawę zwrotu kosztów stanowi zawarta z pracownikiem umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych.
Pracownik, który nie otrzymuje ryczałtu za jazdy lokalne, obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według wyżej wymienionego wzoru, zatwierdzanej przez pracodawcę. Ewidencja służy ustaleniu faktycznego przebiegu, ponieważ zwrot wydatków następuje w ramach kilometrażu, obliczanego według wyżej opisanych reguł i tych samych stawek. Wyjazdy zamiejscowe muszą być zawsze udokumentowane delegacjami służbowymi.
Korzystny ryczałt
W przypadku jazd lokalnych pracodawca może zrezygnować z ewidencji przebiegu i ustalić miesięczny limit kilometrów. W zależności od liczby mieszkańców danej miejscowości lub gminy, limit ten nie może przekroczyć:
o -300 km - do 100 tys. mieszkańców,
o -500 km - 100-500 tys. mieszkańców,
o -700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Od 1 kwietnia 2002 będą to odpowiednio kwoty:
- -dla samochodów o pojemności do 900 cm3: 140,70 zł, 234,50 zł i 328,30 zł,
- -dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm3: 225,57 zł, 375,95 zł i 526,33 zł.
Zwrot wydatków następuje więc w formie miesięcznego ryczałtu obliczanego według stawek stosowanych dla kilometrażu, po złożeniu przez pracownika oświadczenia zawierającego dane samochodu oraz informację o liczbie dni korzystania z samochodu. Należy bowiem pamiętać o pomniejszaniu kwoty ryczałtu o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy, a także każdy dzień, w którym pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych. Nadwyżki wypłacane ponad dozwolone stawki nie mogą być zaliczane w koszty. Podstawę prawną tych rozliczeń stanowi oczekiwane od początku roku rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271).
Na zakończenie zwracam uwagę, że szczególnie korzystne dla pracownika jest zwolnienie od podatku dochodowego, jakiemu podlega otrzymana przez niego kwota zwrotu kosztów używania pojazdu zarówno na podstawie ewidencji przebiegu, jak i w ramach ryczałtu (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).