Wystarczy dokładnie liczyć każdą złotówkę, aby szpital nie miał długów

Dyrektorem Szpitala Powiatowego w Chrzanowie jest od 9 lat lek. med. Ewa Potocka, finalistka konkursu na Menedżera Roku 2002 w Ochronie Zdrowia. Wszystkie szczeble kariery zawodowej - od stanowiska lekarza zakładowego w przychodni przy PKS, przez uruchamianie wiejskiego ośrodka zdrowia, aż po funkcję zastępcy dyrektora ds. lecznictwa, a następnie dyrektora szpitala w Chrzanowie - przeszła w jednym ZOZ-ie, którego szpital do czasu reformy w ochronie zdrowia był częścią. Przez 9 lat jej, jak mówią niektórzy, żelaznych rządów dyrektorzy w innych szpitalach zmieniali się jak w kalejdoskopie.
Oddział na własnym garnuszku
Ta stabilność zarządzania wyszła na dobre placówce w Chrzanowie. Szpital ma płynność finansową, udaje mu się bilansować, choć rzeczą nie do przebrnięcia jest dla niego wysoka (ponad 7 mln zł) amortyzacja. To skutek przejęcia przed trzema laty nowych obiektów, wybudowanych z rozmachem na wzór inwestycji wojewódzkich, oraz wyposażenia w nowoczesną aparaturę. Stratę w wysokości amortyzacji, zapisaną w planach rzeczowo-finansowych, udało się jednak w ubiegłym roku zniwelować z 7 do 2 mln zł. Dobra kondycja finansowa jest skutkiem kilku rozwiązań, wprowadzonych w ostatnich latach przez Ewę Potocką. Najważniejszym jest tzw. subbudżetowanie oddziałów. ?Z ogólnych środków finansowych, które mamy do dyspozycji, wydzieliliśmy koszty stałe i osobowe, na które nasi pracownicy nie mają wpływu, a więc nie mogą na nich oszczędzać. Te koszty stanowią aż 85 proc. wartości wszystkich kontraktów szpitala. Pozostałe środki są rozdzielane na oddziały" - wyjaśnia Ewa Potocka. Ordynatorzy mogą nimi dowolnie dysponować. Co miesiąc jest jednak wyliczana kwota, w ramach której mogą się obracać. Jeśli bez przyczyny przekroczą limit, w kolejnym miesiącu dostają mniej pieniędzy dla swojego oddziału. To dyscyplinuje, bo muszą liczyć pieniądze, które mogą wydać na leki czy na badania diagnostyczne.
Na zebraniach ordynatorów z dyrekcją, które odbywają się co tydzień, analizowana jest zasadność wszystkich kosztów oddziałowych. A liczy się wszystko. ?Jest to ogromna praca polegająca na monitorowaniu praktycznie wszystkich zakupów szpitala, w którą wciągnięte jest wiele osób. Jeżeli taki monitoring się wprowadzi, wiele rzeczy nie przecieka już przez palce. Nigdy nie robimy na przykład zamówień na wyrost. Ponieważ unikamy robienia zapasów, więc dostawy mamy co miesiąc. Ważną zasadą jest np. pilnowanie tego, by na oddziałach nic się nie marnowało. Osoba odpowiedzialna za stratę, np. zniszczenie nie przetoczonej krwi, ponosi koszty z własnej kieszeni" - mówi Ewa Potocka.
Sprzęt jednorazowy pod kontrolą
Ponieważ liczy się wszystko, stąd na oddziałach pilnuje się także tego, co się dzieje ze sprzętem jednorazowego użytku. ?Analizujemy dokładnie, ilu jest pacjentów, ile i czego im potrzeba, jakie było zapotrzebowanie w poprzednim miesiącu. Nie ma takiej możliwości, by sprzętu jednorazowego zamawiano na oddział za dużo i nie wiadomo, co się z nim dalej dzieje" - podkreśla dyrektor.
Podobnie jest z lekami i innymi środkami medycznymi. Przetargi na leki są robione według receptariusza. Jeśli jest potrzeba zastosowania leku drogiego, którego nie ma w receptariuszu, musi zaopiniować to szpitalny komitet terapeutyczny. Do każdego zakupu wykonuje się kalkulację. Robione są analizy, czy opłaca się stosować opatrunki jałowe, czy ekonomiczniej jest sterylizować, czy na przykład kupić coś gotowego. Bardzo rygorystycznie pilnuje się także, by z transportu karetką do domu korzystali tylko ci pacjenci, którym przysługuje to zgodnie z ustawą. Pozostali pacjenci, jeżeli chcą wrócić po hospitalizacji do domu szpitalną karetką, muszą za to płacić.
Zarabiają nawet odsetki
?Oczywiście wszystkiego nie da się przewidzieć. Zdarza się, że ordynatorzy nie mieszczą się w kosztach. Wystarczy, że przywiozą nam z wypadku na autostradzie kilka osób w ciężkim stanie. W takich sytuacjach, gdy jest uzasadniony powód zwiększenia kosztów, dokładamy ordynatorom pieniędzy" - wyjaśnia Ewa Potocka.
W szpitalu szuka się dodatkowych źródeł przychodów. ?Moja główna księgowa potrafi jeździć do banku codziennie, żeby sprawdzić, czy wpłynęły pieniądze, po to, by je ulokować chociaż na jeden dzień. Złotówka do złotówki, ale z tego robią się duże kwoty. W ubiegłym roku na odsetkach z lokat szpital zarobił 350 tys. zł" - wyjaśnia Ewa Potocka.
Dobra kondycja finansowa, którą może się pochwalić obecnie niewielu dyrektorów szpitali, procentuje. ?Nie mamy problemów z zakupem leków czy sprzętu. To jest duży argument w negocjacjach cenowych. Ponieważ firmy wiedzą, że płacimy regularnie, możemy się z nimi targować o niższe ceny" - mówi Ewa Potocka. Szpital nie ma także żadnych zaległości wobec pracowników: wypłacił wszystkie należności z tytułu ustawy 203 zł.
ZOZ w Chrzanowie jest jednym z nielicznych w regionie, gdzie zamiast zwalniać, przyjmowano ludzi do pracy. W związku z rozwojem placówki i otwieraniem nowych oddziałów, w ciągu ostatnich trzech lat zatrudniono 200 osób. W sumie placówka posiadająca 16 oddziałów i 522 łóżka zatrudnia 900 osób. Nie było zwolnień, za to łączono stanowiska pracy. Odchudzanie kadr dyrekcja zaczęła od siebie. Ponieważ dyrektor naczelna Ewa Potocka ma wykształcenie medyczne, w szpitalu nie ma naczelnego lekarza, a zarządzanie odbywa się przez ordynatorów. Jej zastępczyni ds. pielęgniarstwa i administracji ma ukończone wyższe studia pielęgniarskie i zarządza pielęgniarkami przez oddziałowe. Dzięki temu w szpitalu nie ma etatu naczelnej pielęgniarki.
Polityki liczenia pieniędzy na oddziałach nie dałoby się realizować, gdyby nie byli do niej przekonani sami pracownicy. ?Najtrudniej zmienić mentalność, więc musieliśmy z ludźmi dużo rozmawiać, przekonywać, że to nie są jakieś nasze wymysły, że jeśli szpital nie będzie miał długu, to oni będą mieli pewność pracy - opowiada dyrektor Ewa Potocka. - Nauczyłam się oszczędzać jeszcze w czasach, gdy szpital przed reformą był jednostką budżetową. Wtedy ?przeszłam" przez duże zadłużenie, wiem, co znaczy, kiedy chcą odłączyć światło i wodę. Po oddłużeniu w 1999 roku zaczęliśmy od zera i nasz system zarządzania przyniósł efekty. Trudniej jest oszczędzać tym dyrektorom, którzy później weszli w te struktury i liczyli na oddłużenie".