Certyfikat ISO: świadectwo jakości

Międzynarodowe Centrum Słuchu i Mowy Instytutu Fizjologii i Patologii Słuchu w Warszawie (MCSiM) przygotowuje się do zdobycia certyfikatu jakości w zarządzaniu (ISO 9001) i certyfikatu potwierdzającego zgodność postępowania z międzynarodowymi normami dysponowania szkodliwymi dla środowiska odpadami (ISO 14001).
"To nie jest moda, choć niektórzy tak o tym mówią - zastrzega Jerzy Mazur, zastępca dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych w MCSiM. - To potrzeba. Chcemy zdobywać klientów zagranicznych, a na zachodzie ISO jest powszechne". Zdaniem J. Mazura, opisanie na potrzeby procesu certyfikacji wszystkich stanowisk pracy zaowocuje w przyszłości udoskonaleniem systemu zarządzania i lepszą organizacją pracy. "A czas to pieniądz - tłumaczy J. Mazur. - Poza tym ISO staje się w Polsce coraz bardziej powszechne. My też zwracamy uwagę na to, czy nasi dostawcy mają certyfikat jakości". J. Mazur przyznaje jednak, że polscy pacjenci nadal rzadko łączą posiadanie certyfikatu ISO z wysokim poziomem usług. ?Ciągle za mało o tym mówimy, również w mediach" - uważa J. Mazur.
Przygotowania do zdobycia certyfikatów trwają w MCSiM od lutego tego roku, a ostateczny audyt certyfikacyjny, który zdecyduje o wystawieniu świadectwa, ma się odbyć na przełomie lipca i sierpnia. Koszty całej procedury wahają się w średniej wielkości szpitalu od 15 do 20 tys. zł. W przygotowaniu do zewnętrznego audytu MCSiM korzysta z pomocy Akademii Jakości, firmy doradczej z Warszawy. "Istnieje już potężny rynek takich firm. My zwracaliśmy uwagę przede wszystkim na to, czy potencjalni doradcy mają doświadczenie w pracy z placówkami medycznymi" - mówi J. Mazur.
Publiczne placówki medyczne najczęściej finansują zdobycie certyfikatów ze środków własnych, dlatego wiele z nich nie zatrudnia zewnętrznych firm doradczych, natomiast prywatne przychodnie i szpitale mogą się starać o dofinansowanie procesu certyfikacji ze środków unijnych (patrz niżej).

Kto certyfikuje

Ważnym etapem procesu certyfikacji jest wybór firmy przyznającej certyfikaty. Na świecie liczy się to, od kogo pochodzi certyfikat. Joanna Michejda, menedżer sprzedaży i marketingu w BSI Management Systems, renomowanej brytyjskiej firmie certyfikacyjnej, zwraca uwagę, że na rynku działa bardzo dużo różnych, konkurujących ze sobą firm. "Klienci powinni przy wyborze certyfikatora sprawdzić, czy wybrana firma jest akredytowana i jakie ma doświadczenie" - tłumaczy J. Michejda. BSI Management Systems, mająca ponad 80 tys. certyfikatów wydanych na świecie, jest akredytowana m.in. w brytyjskiej organizacji United Kingdom Accreditation Services i należy do Międzynarodowego Stowarzyszenia Niezależnych Certyfikatorów (IIOC). "Trzeba się również upewnić, jaki zakres usług bedzie obejmować certyfikat" - zwraca uwagę J. Michejda. Po wyborze certyfikatora klient otrzymuje od BSI szczegółowe informacje na temat audytu: o jego czasie trwania oraz o obszarach działalności placówki, które będą sprawdzane.
Audyt certyfikacyjny trwa - w zależności od wielkości placówki i stopnia skomplikowania jej działalności - od kilku do kilkunastu dni. Szpitalom rekomenduje się często audyty wstępne, poprzedzające audyt certyfikacyjny. "To taka próba generalna, która przydaje się w przypadku placówek prowadzących skomplikowaną, wieloprofilową działalność" - tłumaczy J. Michejda. BSI wydaje certyfikaty bezterminowo, ale co pół roku przeprowadza w certyfikowanych placówkach tzw. audyty nadzorcze. ?Pierwszy taki audyt odbywa się w 6 miesięcy po zakończeniu certyfikacji. Sprawdzamy wtedy, jak system działa w praktyce, czy personel się z nim identyfikuje i czy wdrożone procedury są przydatne" - mówi J. Michejda. W sumie średni okres przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania to 6-10 miesięcy. Według J. Michejdy, najczęściej wybieranym przez placówki medyczne systemem zarządzania jakością jest ISO 9001:2000. Niektóre wdrażają dwa systemy jednocześnie: ISO 9001:2000 i ISO 14001:2004.

Zewnętrzne źródła dofinansowania

Właściciele przychodni i klinik mogą ubiegać się o unijne dotacje na dofinansowanie wdrażania certyfikatów jakości. Jest to możliwe w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego "Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw" dla małych i średnich przedsiębiorców. "Ze środków strukturalnych są finansowane koszty przygotowania do uzyskania certyfikatu, natomiast koszty szkolenia personelu i sam koszt uzyskania certyfikatu już nie" - tłumaczy Monika Karwat, rzecznik Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (www.parp.gov.pl), instytucji, która zarządza funduszami unijnymi. Najmniejsze firmy, zatrudniające do 10 pracowników, mogą ubiegać się o dotację, jeśli działają na rynku co najmniej od trzech lat. Zastrzeżenie to nie dotyczy średniej wielkości przedsiębiorstw (10-250 pracowników).
Wnioskodawca wybiera wykonawcę usług doradczych, na które otrzymuje dofinansowanie spośród akredytowanych przez PARP firm. Kontrakt z wybranym wykonawcą wnioskodawca może zawrzeć dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie z PARP. Aby wybrać najlepszego doradcę, wnioskodawca zamieszcza na stronie internetowej PARP zaproszenie do składania ofert wykonania usługi doradczej.
Wsparcie udzielane jest w okresie od 20 września 2004 roku do 31 grudnia 2006 roku. Beneficjenci pomocy powinni otrzymać przyznane dofinansowanie do 31 grudnia 2008 roku.
Kolejne terminy składania wniosków przypadają na 16 września i 5 grudnia tego roku. Wysokość dofinansowania nie może być niższa niż 2,5 tys. zł i wyższa niż 250 tys. zł, jednocześnie nie może przekroczyć 50 proc. kosztów kwalifikujących się do przyznania wsparcia. Szczegółowe informacje o sposobie przygotowania wniosku o dofinansowanie znajdują się na stronie PARP: www.parp.gov.pl/strukturalny1.html, w części: Pliki do pobrania.