Zobowiązanie do przejęcia dokumentacji medycznej

Obowiązującym aktem prawnym, który reguluje kwestie poruszone przez czytelniczkę, jest rozporządzenie ministra zdrowia z 10 sierpnia 2001 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (Dz.U. nr 88, poz. 966, zm. Dz.U. z 2004 r. nr 219, poz. 2230). Przechowywania dokumentacji medycznej dotyczy rozdział 5. W świetle przepisów rozporządzenia, karty pacjentów należą do dokumentacji wewnętrznej.

Kto tworzy dokumentację?

Zasadą jest, że dokumentacja wewnętrzna powinna być przechowywana w zakładzie opieki zdrowotnej, w którym została sporządzona (§ 45 ust. 1 rozp.). Bieżącą dokumentację można przechowywać w poszczególnych komórkach organizacyjnych zakładu. Zakończoną dokumentację przechowuje się w archiwum zakładu, do czasu jej zniszczenia. Przekazanie dokumentacji medycznej przechowywanej przez dany zakład opieki zdrowotnej innemu zakładowi lub podmiotowi wskazanemu w rejestrze wojewody może nastąpić tylko w razie likwidacji zakładu. Jeżeli zadania zlikwidowanego zakładu przejmuje inny zakład, to przejęcie zadań następuje wraz z całą dokumentacją medyczną, zarówno bieżącą, jak i archiwalną (§ 52 rozp.).

Ważna data likwidacji

Analogiczne uregulowania obowiązywały do 5 czerwca 1998 r. na mocy rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 17 grudnia 1992 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (Dz.U. z 1993 r. nr 3, poz. 13, zm. Dz.U. z 1994 r. nr 56, poz. 234). Po uchyleniu tych przepisów [(art. 23 ustawy z 20 czerwca 1997 r. o zmianie ustawy o zakładach opieki zdrowotnej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 104, poz. 661 ze zm.)], do czasu wejścia w życia obecnie obowiązującego rozporządzenia (tj. do 11 września 2001 r.), nastąpił okres, w którym zasady przechowywania dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej nie były w ogóle uregulowane.
Rozstrzygnięcie kwestii, do kogo należy przechowywanie dokumentacji medycznej po byłej przychodni rejonowej powinno nastąpić według stanu prawnego obowiązującego w czasie likwidacji przychodni i przejęcia jej zadań przez NZOZ. Jeżeli zdarzenia te miały miejsce przed 5 czerwca 1998 r., to zastosowanie w sprawie znajdą przepisy rozporządzenia z 17 grudnia 1992 r., które - jak już wspomniałem - były analogiczne do przepisów obecnie obwiązujących.
Rozpatrywanie sprawy z punktu widzenia tych przepisów należy zacząć od tego, że przychodnia rejonowa, na bazie której powstał NZOZ czytelniczki, nie była odrębnym zakładem opieki zdrowotnej, lecz należała do SP ZOZ-u. Doszło zatem do likwidacji komórki organizacyjnej zakładu i przejęcia jej zadań wraz z dokumentacją medyczną przez inny zakład. Chociaż w przepisie § 51 (obecny § 52) mowa jest jedynie o likwidacji zakładu, to jednak wydaje się, że w omawianym przypadku przepis ten powinien znaleźć odpowiednie zastosowanie. Przemawia za tym ratio legis tego unormowania, którym jest to, że przejęcie opieki nad pacjentami następuje wraz z przekazaniem dokumentacji potrzebnej do kontynuacji leczenia. Dlatego jestem zdania, że w myśl przepisów, bieżąca dokumentacja medyczna, która była przechowywana na terenie przychodni na potrzeby jej pacjentów, została skutecznie przekazana NZOZ-owi w takim zakresie, w jakim NZOZ przejął jej zadania i jej pacjentów. Natomiast dokumentacja zakończona przed dniem likwidacji przychodni powinna zostać zwrócona do SP ZOZ-u, ponieważ sam zakład nie został zlikwidowany i w związku z tym zakończoną dokumentację medyczną powinien przechowywać w swoim archiwum, a nie na terenie byłej przychodni (§ 47, obecny § 48).

Akceptacja warunków

Jeżeli natomiast utworzenie NZOZ-u nastąpiło po 5 czerwca 1998 r., to ze względu na brak przepisów, miarodajne w kwestii oceny prawidłowości przekazania dokumentacji medycznej, jakie wówczas miało miejsce, mogą być jedynie uzgodnienia poczynione w tamtym czasie pomiędzy NZOZ-em a SP ZOZ-em. Jeżeli uzgodnień w tym zakresie nie było, a pozostawienie dokumentacji na terenie byłej przychodni nie zostało przez NZOZ zakwestionowane, to SP ZOZ ma podstawy przyjąć, że istniejący stan rzeczy został zaakceptowany w sposób dorozumiany i że wobec tego NZOZ wziął na siebie przechowywanie całej dokumentacji po byłej przychodni. Podważenie stanowiska SP ZOZ-u mogłoby w tej sytuacji wynikać tylko z powołania się na obowiązującą zasadę, że dokumentacja wewnętrzna powinna być przechowywana w zakładzie, w którym została sporządzona (§ 45 ust. 1). Mam jednak wątpliwości, czy zasada ta może znaleźć zastosowanie do stanu faktycznego, który powstał w czasie, gdy zasada ta nie obowiązywała i w związku z przejęciem zadań po zlikwidowanej przychodni, co przy odpowiednim zastosowaniu § 52 stanowi wyjątek od tej zasady.
Koszty pakowania i transportu dokumentacji ciążą na tym, kto jest zobowiązany do jej przechowywania.