Prywatny telefon w pracy

Zapewne chodzi o możliwość wypłacania ekwiwalentu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten uznaje za wolne od podatku ?ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność?. Jest to ten sam przepis, na który powoływałem się odnośnie zachowania możliwości wypłacania ekwiwalentu w miejsce zniesionego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (?Prywatne auto wykorzystywane do pracy przez lekarza?, PM nr 6 z 16 marca 2005 r.).

Dowód w postaci billingu

Możliwość taka istnieje i nie ma sporu co do tego, że telefon komórkowy jest narzędziem używanym przy wykonywaniu pracy. Diabeł tkwi w szczegółach. Skorzystanie z tej możliwości wymaga bowiem przedstawienia dowodów na okoliczność używania prywatnego telefonu komórkowego do zadań służbowych. Taki wniosek płynie ze stanowiska Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 3 lutego 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 370/98) wyraźnie wskazał na płatnika jako na osobę, która powinna dysponować dowodami potwierdzającymi zwolnienie danego świadczenia z podatku. NSA zaznaczył, iż w przypadku wypłacania ekwiwalentu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13, chodzi o dowody rzeczywistego używania przez pracowników otrzymujących ekwiwalent własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu do wykonywania pracy.
W związku z tym za miarodajne dowody używania telefonów komórkowych do celów służbowych urzędy skarbowe uznają wyłącznie wydruki rozmów telefonicznych (billingi) z tychże telefonów. Z wydruków tych ma wynikać, jaka część rozmów była prowadzona w celach służbowych. Tylko ekwiwalent w wysokości wynikającej z wydruku i rachunku za telefon może, zdaniem urzędów, korzystać ze zwolnienia podatkowego. I tylko w części, jaka przypada na rozmowy służbowe. W części, w jakiej przekracza koszty rozmów służbowych, ekwiwalent ten pokrywa w rzeczywistości koszty rozmów prywatnych i wobec tego stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12, podlegający opodatkowaniu.

Okoliczności formalne

Tak restrykcyjne stanowisko urzędów skarbowych uderza w pierwszym rzędzie w możliwość wypłacania ekwiwalentu ryczałtem. Jeżeli ma to być bowiem zwrot rzeczywistych kosztów, to nie może zostać z góry określony. Stanowisko to ma jednak dalej idące konsekwencje, bo w praktyce w ogóle zniechęca do używania prywatnych telefonów komórkowych do celów służbowych, z uwagi na konieczność rozliczania się przez pracowników ze swoich połączeń.
Moim zdaniem, stanowisko to idzie za daleko, ponieważ pomija kilka istotnych okoliczności formalnych.
Po pierwsze, pojęcia ekwiwalentu pieniężnego nie można ograniczać do zwrotu kosztów. Zgodnie ze słownikiem wyrazów obcych, ekwiwalent oznacza równowartość bądź odpowiednik. W prawie cywilnym istnieje pojęcie umów wzajemnych, które charakteryzują się tym, iż każda ze stron umowy zobowiązana jest do świadczenia wobec drugiej, uznawanego za odpowiednik (ekwiwalent) tego, co sama otrzymuje (art. 487 § 2 Kodeksu cywilnego). Do umów wzajemnych należy zdecydowana większość umów w obrocie gospodarczym i prywatnym, a więc sprzedaż, najem, zlecenie itp. Doktryna prawa cywilnego przyjmuje, że do uznawania świadczeń za ekwiwalentne decydujący jest subiektywny pogląd stron ustalających zapłatę za dane świadczenie, a nie rzeczywista wartość świadczenia w obrocie.
Ponadto zwracam uwagę, iż w treści przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 nie zostały zawarte żadne ograniczenia wysokości ekwiwalentu, takie jak w przypadku ekwiwalentu pieniężnego za używanie prywatnej odzieży i obuwia roboczego (art. 37(7) § 4 Kodeksu pracy) czy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej (art. 237(9) § 3 k.p.); ograniczenia, które wskazywałyby na konieczność zawęża
nia kwoty ekwiwalentu do zwrotu ściśle określonych kosztów. Za używanie do pracy swojego telefonu pracownik może słusznie oczekiwać czegoś więcej, niż tylko zwrotu kosztów połączeń służbowych. I jego oczekiwanie mieści się, moim zdaniem, w ramach pojęcia ekwiwalentu, o ile nie przyjmie postaci cichej zmowy z pracodawcą, która - sztucznie zawyżając wysokość ekwiwalentu - będzie miała na celu obejście przepisów podatkowych.