Materiały podstawowe i pomocnicze a wyposażenie

Pojęciami wskazanymi przez czytelnika posługują się przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 147, zm. Dz.U. nr 224, poz. 2226). Zwracam uwagę, że jest to nowe rozporządzenie, obowiązujące od 1 września 2003 roku, które uchyliło poprzednie przepisy regulujące prowadzenie księgi.
Zgodnie z definicjami legalnymi zawartymi w przepisach rozporządzenia, za materiały (surowce) podstawowe uważa się materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Materiałami pomocniczymi są natomiast pozostałe materiały, nie będące materiałami podstawowymi, które zużywane są w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości. Obydwa rodzaje materiałów wchodzą do ogólnej kategorii towarów, do której należą także towary handlowe, półwyroby (półfabrykat), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki (§ 3 pkt 1 lit. b-c).
Gdzie wpisać materiały?
Zgodnie z załączonymi do rozporządzenia objaśnieniami do wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wyłącznie kolumna 10 księgi jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych. Z objaśnień tych wynika, że w kolumnie 10 należy odnotowywać zakup wszelkich materiałów, bez względu na to, czy są to materiały podstawowe, czy pomocnicze. Co do wymienionej przez czytelnika kolumny 14, to jest ona przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (tzn. poza wymienionymi w kolumnach 10-13), z wyjątkiem tych, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie 14 wpisuje się takie wydatki, jak czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wpadkowe pracowników oraz wartość zakupionego wyposażenia.
Składniki majątku
Domyślam się, że pytanie czytelnika mogło wyniknąć z pomylenia materiałów pomocniczych z wyposażeniem, którego zakup ujmuje się w kolumnie 14. Wyjaśniam więc, że wyposażeniem są rzeczowe składnik majątku, związane z wykonywaną działalnością, nie zaliczone do środków trwałych (§ 3 pkt 7). Nie są to materiały, które zużywa się dla wykonywania usług medycznych (takie jak lekarstwa, bandaże czy składniki wypełnienia dentystycznego), lecz przedmioty bądź urządzenia wykorzystywane do wykonywania tych usług (takie jak stetoskop, strzykawka czy wiertło dentystyczne), o przewidywanym okresie używania nie dłuższym niż rok, co odróżnia je od środków trwałych.
Wracając do podnoszonej przez czytelnika różnicy między materiałami pomocniczymi a podstawowymi, której uchwycenie w przypadku materiałów medycznych może nieraz nastręczać poważne wątpliwości, to różnica ta dla prowadzenia księgi podatkowej okazuje się na szczęście nieistotna (zapis w tej samej kolumnie 10). Znaczenie zachowuje tylko przy korzystaniu z uproszczonych form dokumentowania zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego. Otóż dokumentowanie zakupu materiałów pomocniczych w tych jednostkach nie wymaga faktury ani paragonu i może odbywać się na podstawie dowodów wewnętrznych. Natomiast udokumentowanie zakupu w tych samych jednostkach materiałów podstawowych wymaga co najmniej paragonu - prawidłowo wystawionego i uzupełnionego przez podatnika (§ 14 ust. 1 i 2 pkt 3 oraz ust. 4). W razie wątpliwości co do właściwego rozróżnienia rodzaju kupowanych materiałów wystarczy - dla uniknięcia kłopotów - udokumentować zakup paragonem, który w każdym wypadku zakupu materiałów w jednostkach handlu detalicznego będzie dowodem wystarczającym.