ZUS nie zawiera umowy, lecz wydaje upoważnienie

Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, zwane zwolnieniami chorobowymi, wystawiane są na drukach ZUS-ZLA. Bloczki tych druków wydawane są lekarzom upoważnionym przez ZUS do wystawiania zaświadczeń. Są to druki ścisłego zarachowania, dlatego należy chronić je przed zagubieniem bądź kradzieżą. O każdym przypadku ich utraty należy powiadomić ZUS. Nie podlegają jednak ochronie przewidzianej dla danych osobowych, dopóki nie zostaną wypełnione danymi pacjenta.

Na marginesie chciałbym sprostować, że lekarz nie podpisuje umowy z ZUS-em na wystawianie zaświadczeń w miejscu pracy. Lekarz występuje z wnioskiem o upoważnienie go do wystawiania zaświadczeń, którego ZUS udziela mu w formie decyzji. We wniosku wskazuje miejsca wykonywania zawodu, podając ich nazwy i adresy. Są nimi miejsca pracy w podmiotach leczniczych, jak również miejsca wykonywania praktyk prywatnych. O wszelkich zmianach miejsc lekarz ma obowiązek poinformować ZUS.

Wniosek o upoważnienie zawiera oświadczenie lekarza, w którym zobowiązuje się do wykonywania obowiązków wynikających z przepisów regulujących wystawianie zaświadczeń.

Kim jest „wystawiający zaświadczenie”

Przepisy stanowią, że zaświadczenia chorobowe wystawia się z dwiema kopiami. Oryginał przesyła się do jednostki ZUS-u, pierwszą kopię otrzymuje pacjent, a drugą przechowuje się przez 3 lata. Powyższe obowiązki zostały przypisane „wystawiającemu zaświadczenie”.

Określenie to, zdaniem Trybunału Konstytucyjnego, nie musi oznaczać tylko lekarza. Owszem, odnosi się w pełni do lekarza praktykującego prywatnie. Jeżeli jednak lekarz jest zatrudniony, to sam nie organizuje swojej pracy. Nie przyjmuje pacjentów na własny rachunek, lecz na rachunek i ryzyko pracodawcy. W tym przypadku personalnie obciążają go tylko czynności integralnie związane z działaniami zawodowymi. W zakresie orzekania o niezdolności do pracy sprowadzają się one do ustalenia stanu faktycznego oraz udokumentowania go poprzez wypełnienie i podpisanie druku zaświadczenia. Czynności o charakterze organizacyjnym, takie jak wysyłanie wystawionych zaświadczeń i przechowywanie ich kopii, przypisane są pracodawcy.

Postępowanie zgodne z rodzajem dokumentacji medycznej

Wypełnione zaświadczenie staje się dokumentem medycznym. Przynależy do tzw. indywidualnej dokumentacji zewnętrznej, czyli jest dokumentem wydawanym na zewnątrz. Każdorazowe wydanie takiego dokumentu musi znaleźć odzwierciedlenie w indywidualnej dokumentacji wewnętrznej, którą przechowuje podmiot udzielający świadczeń. Może to być wpis o wydaniu dokumentacji, który od zeszłego roku powinien zawierać jej dokładny opis, albo dołączona kopia. Przy czym kopia zaświadczenia włączona do dokumentacji wewnętrznej nie może zostać z niej usunięta. W tym przypadku powinna być przechowywana razem z dokumentacją przez przewidziany dla niej okres, czyli przez 20 lat. Natomiast kopie zaświadczeń niewłączone do dokumentacji przechowuje się przez 3 lata.

W obu przypadkach odpowiedzialność za przechowywanie ich w warunkach odpowiadających wymaganiom określonym w przepisach o ochronie danych osobowych spoczywa na podmiocie udzielającym świadczeń. Jest nim podmiot zatrudniający lekarza, a sam lekarz tylko wtedy, gdy udziela świadczeń w ramach własnej praktyki zawodowej.

PODSTAWA PRAWNA
1. art. 54-58 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa;
2. art. 3 pkt 5, art. 24 i 29 ustawy o prawach pacjenta;
3. § 2 i 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania;
4. postanowienie Trybunału Konstytucyjnego z 15 lutego 2000 r., sygn. T. 28/99.